Die 7 besten Anwendungsfälle eines HRIS-Informationssystems im Jahr 2025!

HR-Teams in den USA sind 2025 einem zunehmenden Druck ausgesetzt. Hybrides Arbeiten, hohe Fluktuation und Compliance-Anforderungen sorgen dafür, dass Fachkräfte in sich wiederholenden Aufgaben versinken. Berichten zufolge verbringen HR-Mitarbeiter immer noch fast 60% ihrer Zeit mit manueller Arbeit, anstatt die Mitarbeiterbindung oder Unternehmenskultur zu verbessern.

Hier macht ein HRIS-Informationssystem einen Unterschied. Diese Software ersetzt Tabellenkalkulationen und unzusammenhängende Tools durch eine sichere Plattform für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Sozialleistungen. Die Nachfrage nach Personalinformationssoftware steigt schnell, da Unternehmen nach Automatisierung und Genauigkeit suchen.

Ein modernes HRIS-System hilft Ihnen, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Unternehmen wie Momentum 91 helfen dabei, diese Systeme global zu integrieren und lokale und internationale Teams unter einem effizienten Rahmen zu verbinden.

Die 7 wertvollsten Anwendungsfälle für ein HRIS-Informationssystem

Viele US-Unternehmen verlieren sich in der Mischung der Begriffe für HR-Software, also machen wir es einfach. Ein HRIS-Informationssystem ist der wichtigste Knotenpunkt, der Ihre Personaldaten von der Einstellung bis zur Gehaltsabrechnung verwaltet. Es bietet HR-Teams einen zuverlässigen Ort, an dem sie sich um die Verwaltung der Mitarbeiterdaten, die Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Sozialleistungen kümmern können, ohne mit mehreren Tools jonglieren zu müssen.

HRIS gegen HRMS gegen HCM

CHRIS: konzentriert sich auf die Grundlagen der Personalabteilung — Aufzeichnungen führen, Gehälter verwalten und Leistungen verfolgen.

HRMS: fügt zusätzliche Funktionen wie Rekrutierung und Onboarding hinzu, um den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus zu unterstützen.

HCM: geht noch weiter und umfasst Leistungsmanagement und langfristige Personalplanung.

Wenn Leute fragen was ist ein HRIS-System, die Antwort ist einfach. Es ist die Grundlage Ihrer Personalabteilung, die dafür sorgt, dass Informationen korrekt sind, Prozesse reibungslos ablaufen und die Einhaltung der Vorschriften unter Kontrolle bleibt.

Die 7 wertvollsten Anwendungsfälle für ein HRIS-Informationssystem

Anwendungsfall 1: Automatisierung der Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung

Die manuelle Verwaltung der Gehaltsabrechnung führt häufig zu verpassten Eingaben und Zahlungsverzögerungen. Ein HRIS-Informationssystem löst dieses Problem, indem es die Zeit- und Anwesenheitserfassung direkt mit der Gehaltsabrechnung verbindet. Diese Automatisierung sorgt dafür, dass alles konsistent, genau und prüfungsbereit ist.

So funktioniert das. Wenn sich ein Mitarbeiter über eine mobile App anmeldet, zeichnet das HRIS-System automatisch seine Arbeitszeiten auf, wendet die Regeln für Überstunden an und sendet die Daten direkt an die Gehaltsabrechnung. Manager können Schichten und Zahlungen innerhalb von Minuten genehmigen, ohne Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Ketten.

Beispielsweise ersetzte ein Logistikunternehmen in Texas sein altes Lochkarten-Setup durch eine Personalinformationssoftware. Das Unternehmen reduzierte die Fehler bei der Gehaltsabrechnung um 30% und verkürzte die wöchentliche Bearbeitungszeit von acht Stunden auf eine.

Durch die Kombination von Mitarbeiter-Self-Service Personalkonformität und Gehaltsabrechnungsdaten an einem Ort hilft das HRIS-Informationssystem den HR-Teams, Zeit zu sparen, Strafen zu vermeiden und das Vertrauen der Mitarbeiter aufzubauen.

Anwendungsfall 2: Förderung des Self-Service für Mitarbeiter

Die meisten HR-Teams verbringen Stunden damit, kleine, sich wiederholende Fragen zu beantworten — wie „Kann ich meine letzte Gehaltsabrechnung bekommen?“ oder „Wie viel PTO habe ich noch übrig?“ Ein HRIS-Informationssystem ändert das durch Self-Service für Mitarbeiter. Es bietet Mitarbeitern direkten Zugriff auf die Informationen, die sie benötigen, ohne sich bei jedem Update auf die Personalabteilung verlassen zu müssen.

So funktioniert das. Mitarbeiter melden sich bei einem sicheren HRIS-Systemportal an, um:

• Paystubs ansehen oder herunterladen
• PTO-Anfragen einreichen
• Persönliche Daten wie Adresse oder Bankkonto aktualisieren
• Prüfen Sie Leistungsoptionen oder Steuereinbehalte

In einem Fall führte ein produzierendes Unternehmen Personalinformationssoftware ein und reduzierte die Anzahl der E-Mails mit Personalanfragen um fast 60%. Die Mitarbeiter schätzten die Transparenz und die schnelleren Antworten.

Durch die Kombination von HR-Automatisierung, Mitarbeiterdatenmanagement und Self-Service-Tools sorgt das HRIS-Informationssystem für reibungslosere Arbeitsabläufe und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Anwendungsfall 3: Rationalisierung der Leistungsverwaltung

Eine offene Registrierung überfordert HR-Teams oft mit Papierkram und Fehlern. Ein HRIS-Informationssystem vereinfacht den gesamten Prozess, indem es die Verwaltung der Leistungen von Anfang bis Ende automatisiert.

So funktioniert das. Mitarbeiter melden sich bei ihrem Personalinformations-Softwareportal an, um Krankenversicherungs-, Zahnversicherungs- oder 401 (k) -Optionen zu vergleichen. Sie können ihre bevorzugten Tarife auswählen, die Kosten in Echtzeit einsehen und die Registrierung sofort bestätigen. Das HRIS-System synchronisiert dann alle Daten mit der Gehaltsabrechnung, um genaue Abzüge vorzunehmen, und aktualisiert die Aufzeichnungen des Spediteurs automatisch.

Beispielsweise ersetzte ein mittelständisches Gesundheitsunternehmen die manuellen Anmeldeformulare durch ein digitales Leistungsmanagement in seinem HRIS-Informationssystem. Dadurch wurden die Fehler bei der Registrierung um 40% reduziert, und das Personalteam ersparte sich fast eine Woche an Nachbearbeitungszeit.

Durch die Kombination von HR-Compliance, Mitarbeiter-Self-Service und sicherer Datenverarbeitung sorgt das HRIS-Informationssystem dafür, dass die Leistungen für alle Beteiligten einfach, genau und transparent sind.

Anwendungsfall 4: Schaffung eines nahtlosen Rekrutierungs- und Onboarding-Workflows

Rekrutierung und Onboarding brechen häufig zusammen, wenn Daten in getrennten Systemen gespeichert sind. Ein HRIS-Informationssystem vereint alles, von der Stellenausschreibung bis hin zum Papierkram am ersten Tag, auf einer einheitlichen Plattform.

So funktioniert das. Die Personalinformationssoftware umfasst ein integriertes Rekrutierungs- und Onboarding-Modul. HR-Teams können Stellenangebote veröffentlichen, Kandidaten verfolgen und Angebotsschreiben mit elektronischen Unterschriften versenden. Sobald ein Kandidat zustimmt, werden seine Daten automatisch in das HRIS-System zur Einrichtung der Gehaltsabrechnung, Leistungsanmeldung und Zugangsgewährung übertragen.

Beispielsweise reduzierte ein SaaS-Startup, das ein cloudbasiertes HRIS-Informationssystem verwendet, die Onboarding-Zeit von drei Tagen auf nur wenige Stunden. Alle Formulare, von Steuerdokumenten bis hin zu Versicherungsbestätigungen, wurden vor dem ersten Tag online ausgefüllt.

Diese Automatisierung rationalisiert die Einstellung, verbessert die Verwaltung der Mitarbeiterdaten und bietet neuen Mitarbeitern eine reibungslose erste Erfahrung.

Anwendungsfall 5: Leistung und Entwicklung verfolgen

Jahresberichte entsprechen nicht mehr den heutigen Erwartungen. Mitarbeiter wünschen sich konsistentes Feedback, und Manager benötigen klare Daten, um das Wachstum zu unterstützen. Ein HRIS-Informationssystem macht dies möglich, indem es Leistungsmanagement und Entwicklungsverfolgung an einem Ort zentralisiert.

So funktioniert das. Manager und Mitarbeiter nutzen das HRIS-System, um im Laufe des Jahres Ziele zu setzen, Feedback auszutauschen und Erfolge aufzuzeichnen. Die Plattform verfolgt den Fortschritt automatisch und bietet Einblicke in Leistungstrends und Schulungsbedarf.

Beispielsweise implementierte eine Marketingagentur eine Personalinformationssoftware mit integrierten Feedback-Tools. Sie ersetzten lange jährliche Überprüfungen durch vierteljährliche Check-Ins und verzeichneten einen Anstieg der Zielerreichungsraten um 20%.

Durch die Verbindung von Personalanalysen mit Mitarbeiter-Self-Service bietet das HRIS-Informationssystem sowohl der Personalabteilung als auch den Führungskräften einen klaren Überblick über Wachstum, Produktivität und Beförderungsbereitschaft.

Anwendungsfall 6: Zentralisierung von Compliance und Personalberichterstattung

Die Einhaltung der Personalvorschriften kann stressig sein, wenn die Aufzeichnungen über Tabellen und Ordner verstreut sind. Ein HRIS-Informationssystem ändert das, indem alle Compliance-Dokumente und Berichte auf einer sicheren, organisierten Plattform gespeichert werden.

So funktioniert das. Das HRIS-System speichert alle wichtigen Dateien wie I-9, W-4, Zertifizierungen und Richtlinienbestätigungen im Rahmen der Mitarbeiterdatenverwaltung. Es verfolgt die vorgeschriebenen Schulungen, überwacht Ablaufdaten und generiert Berichte wie EEO-1 oder OSHA mit ein paar Klicks.

Beispielsweise führte ein Bauunternehmen eine Personalinformationssoftware ein, um jedes Jahr mehrere Compliance-Audits durchzuführen. Sie verkürzten die Zeit für die Prüfungsvorbereitung von zwei Wochen auf zwei Tage, da alle Daten sofort verfügbar waren.

Durch die Kombination von HR-Reporting, HR-Automatisierung und HR-Compliance-Tools sorgt ein modernes HRIS-Informationssystem dafür, dass jedes Dokument, jede Frist und jede Aktualisierung korrekt und prüfungsbereit ist.

Anwendungsfall 7: Strategische HR-Analysen freischalten

Ein HRIS-Informationssystem hilft HR-Teams, intelligentere und schnellere Entscheidungen zu treffen. Anstatt sich auf Vermutungen zu verlassen, können sie integrierte HR-Analysen verwenden, um zu verstehen, was wirklich in der Belegschaft passiert.

So funktioniert das:

• Das HRIS-System sammelt Daten aus den Modulen Gehaltsabrechnung, Zeit- und Anwesenheitserfassung und Leistungsmanagement.
• Dashboards zeigen wichtige Kennzahlen wie Mitarbeiterzahl, Fluktuationsrate, Kosten pro Einstellung und Lohngleichheit.
• Prädiktive Erkenntnisse weisen auf Probleme wie ein geringes Engagement oder steigende Überstunden hin, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden.

Beispielsweise verwendete ein Fintech-Unternehmen Personalinformationssoftware, um eine hohe Fluktuation in einer Abteilung zu ermitteln. Die Daten zeigten ein Muster begrenzten Karrierewachstums und halfen Führungskräften, dieses Problem durch gezielte Schulungen zu beheben.

Durch die Zusammenführung von Personalberichterstattung, HR-Compliance und Mitarbeiterdatenmanagement verwandelt das HRIS-Informationssystem Personalanalysen in einen strategischen Vorteil.

Wie Momentum91 Ihnen beim Aufbau Ihres HRIS-Informationssystems helfen kann

Momentum 91 kombiniert fundiertes Fachwissen in den Bereichen KI, Entwicklung und Design, um Ihnen zu helfen, Ihr HRIS-Informationssystem schnell und effizient zu skalieren. Mit acht Jahren Erfahrung globale Präsenz in 25 Zentren und 11 Städtenund einem Netzwerk von über 13.000 Fachleuten entwickeln wir eingebettete, Full-Stack-Teams die wie eine Erweiterung von dir funktionieren.

Wir handeln schnell, da 95% der HRIS-Systemintegrationen in weniger als fünf Wochen live gehen. Von Pilotversionen bis hin zu kompletten Rollouts decken wir jede Phase ab, einschließlich Softwareentwicklung, Systemintegration und UX-Optimierung.

Die wichtigsten Stärken:

• KI-gestützte Effizienz: Jede Integration von Personalinformationssoftware ist auf Geschwindigkeit und Genauigkeit ausgelegt.
• Umfassende Lieferung: Vom Entwurf bis zur Bereitstellung verwaltet Momentum91 alle Aspekte der Entwicklung von HRIS-Informationssystemen.
• Skalierbare Teams: Engagierte Offshore-Experten arbeiten Sie nahtlos in Ihrer Struktur.

Momentum91 hilft globalen Unternehmen dabei, HR-Prozesse zu vereinfachen und mithilfe intelligenter, vernetzter Systeme sicher zu skalieren.

Fazit

Viele Unternehmen betrachten ihr HRIS-Informationssystem immer noch als grundlegendes Aufzeichnungsinstrument. Sie sehen sich mit langsamen Genehmigungen, Datenfehlern, verstreuter Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Compliance-Problemen konfrontiert, die sich bei Audits häufen. HR-Teams verbringen mehr Zeit mit der Korrektur von Tabellen als mit der Verbesserung von Personalstrategien.

Diese Lücken bergen größere Risiken. Verspätete Gehaltsabrechnungen, frustrierte Mitarbeiter und verpasste gesetzliche Fristen können Tausende von Strafen kosten. Schlimmer noch: Aufgrund inkonsistenter Daten sind Führungskräfte blind gegenüber tatsächlichen Trends in der Belegschaft.

Momentum 91 ändert das. Wir integrieren fortschrittliche Personalinformationssoftware mit Automatisierung, Personalanalysen und intelligenter Berichterstattung, damit Sie nie den Überblick verlieren, worauf es ankommt.

Verbinde dich noch heute mit Momentum91 um Ihr HRIS-Informationssystem zu modernisieren, Ihre HR-Prozesse zu automatisieren,

Häufig gestellte Fragen

1. Was ist der Hauptzweck eines HRIS?

Der Hauptzweck eines HRIS-Informationssystems besteht darin, die Verwaltung der Mitarbeiterdaten zu zentralisieren. Es automatisiert tägliche Personalaufgaben wie die Gehaltsabrechnung, die Zeit- und Anwesenheitserfassung sowie die Verwaltung von Leistungen und gewährleistet so die Datengenauigkeit, schnellere Genehmigungen und bessere Entscheidungen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht es den HR-Teams, sich auf die Strategie und das Engagement der Mitarbeiter zu konzentrieren.

2. Was ist der Unterschied zwischen HRIS und HRMS?

Ein HRIS-System verwaltet grundlegende Personalabläufe wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und HR-Compliance. Ein HRMS erweitert diese Funktionen um Rekrutierung und Onboarding, Leistungsmanagement und Lerntools. Beide sind Teil moderner Personalinformationssoftware und helfen Unternehmen dabei, jede Phase des Mitarbeiterlebenszyklus effizient zu automatisieren, zu verfolgen und zu optimieren.

3. Kann ein HRIS die Gehaltsabrechnung abwickeln?

Ja. Ein HRIS-Informationssystem automatisiert die Gehaltsabrechnung, indem es Anwesenheitsdaten, Abzüge und Lohnsätze synchronisiert. Es gewährleistet genaue Gehaltsberechnungen, automatische Steueraktualisierungen und Berichte in Echtzeit. Mit der integrierten Personalinformationssoftware läuft die Gehaltsabrechnung reibungslos ab, was die Einhaltung der Vorschriften verbessert, die manuelle Arbeit reduziert und garantiert, dass die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden.

4. Wie verbessert ein HRIS die Einhaltung der Vorschriften?

Ein HRIS-Informationssystem vereinfacht die HR-Compliance, indem es I-9s, W-4 und Zertifizierungen sicher speichert. Es verfolgt die vorgeschriebenen Schulungen, überwacht Termine und erstellt Personalberichte für Audits wie OSHA or EEO-1. This automation reduce people errors and helps the personal department with minimal effort consistenter, transparenter and law compliant processes.

5. Ist HRIS dasselbe wie Personalinformationssoftware?

Ja. The terms describe same platform. The personal information software is the base for the HRIS system, that everything managed, by the self-operation of the employees about the income abrechnung to hin to personal analysis and management of services. It functions as central information source, the people, data and processes in all hr-abteilungen connected.